Οι υπηρεσίες της Γραμματείας περιλαμβάνουν:
Πριν την έναρξη του συνεδρίου
- Κατάρτιση χρονοδιαγράμματος εργασιών συνεδρίου
- Εξασφάλιση του απαραίτητου χώρου για την πραγματοποίηση του συνεδρίου καθώς και του αναγκαίου αριθμού δωματίων για ομιλητές, προέδρους και συνέδρους
- Προετοιμασία και υποβολή αίτησης και λοιπών εντύπων για έγκριση σε ΕΟΦ και μοριοδότηση εκδήλωσης από ΠΙΣ
- Καταχώρηση συνεδρίου στην πλατφόρμα του ΣΦΕΕ
- Δημιουργικό αφίσας, προγράμματος, λοιπών εντύπων/υλικού και διαχείριση – συντονισμό – επίβλεψη όλων των εκτυπωτικών εργασιών
- Κατάρτιση πλάνου χορηγιών, επικοινωνία με εν δυνάμει χορηγούς και διαχείριση Χορηγιών
- Διεκπεραίωση Αλληλογραφίας (μέσω e-mail, fax, courier, ταχυδρομείου) με τους συνέδρους, τους προσκεκλημένους ομιλητές, Δημόσιους και Ιδιωτικούς φορείς.
- Ενημέρωση μελών Ελληνικών & Διεθνών σχετικών Εταιρειών
- Δημιουργία και διαχείριση ιστοσελίδας συνεδρίου με δυνατότητα online υποβολής εργασιών και online εγγραφής και κράτησης δωματίου
- Προβολή συνεδρίου στο ευρύ κοινό με
- τακτική αφισοκόλληση και διανομή εντύπων σε όλη τη χώρα
- αποστολή newsletter
- ταχυδρομικές αποστολές
- προβολή μέσω internet σε πλατφόρμες ανακοίνωσης συνεδρίων, στην ιστοσελίδα μας και σε σελίδες κοινωνικής δικτύωσης
- Παραλαβή και επεξεργασία των υποβαλλόμενων προς κρίση για προφορικές ή αναρτημένες ανακοινώσεις εργασιών.
- Συνεννοήσεις – γραπτώς- με όλους τους προμηθευτές του Συνεδρίου (Οπτικοακουστικά, συνεδριακές αίθουσες, κατασκευαστές περιπτέρων, πανό, τυπογράφους κ.λ.π), συντονισμός και επίβλεψη των συμφωνηθέντων υπηρεσιών και της πληρωμής αυτών
- Πλήρως μηχανογραφημένο σύστημα διαχείρισης εγγραφών, διαμονών και μετάβασης προσκεκλημένων ομιλητών και συνέδρων
- Παραλαβή, προετοιμασία και παράδοση του συνεδριακού υλικού στους συνέδρους
- Αποτύπωση και διαμόρφωση εκθεσιακού χώρου
- Οργάνωση κοινωνικών εκδηλώσεων (τελετή έναρξης, βραβεύσεις, ομιλίες, welcomereception, galadinner)
- Οργάνωση συνέντευξης τύπου
- Οικονομική διαχείριση του συνεδρίου
- Ενημέρωση Οργανωτικής Επιτροπής για πορεία εσόδων – εξόδων σε όλα τα στάδια της οργάνωσης του συνεδρίου
Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου
- Γραμματειακή Υποστήριξη κατά τη διάρκεια του συνεδρίου με έμπειρο και πολύγλωσσο προσωπικό, που ασχολείται με τις εγγραφές των συνέδρων, παρέχει οδηγίες και πληροφορίες και επιλύει αποτελεσματικά και άμεσα απρόβλεπτα θέματα που μπορεί να προκύψουν
- Πλήρως μηχανογραφημένο σύστημα διαχείρισης προεγγραφών και νέων εγγραφών
- Σύστημα e-Posters για προβολή των αναρτημένων ανακοινώσεων σε ψηφιακή μορφή ακόμη και μετά το τέλος του συνεδρίου
- Σύστημα καταγραφής χρόνου παρακολούθησης συνέδρων με barcode (βάση εγκυκλίου ΕΟΦ)
- Διαμόρφωση χάραξη, ηλεκτροδότηση εκθεσιακού χώρου και επίβλεψη ομαλής λειτουργίας έκθεσης, τοποθέτηση σημάνσεων, στολισμός αιθουσών
- Οπτικοακουστική κάλυψη
- Φωτογραφική κάλυψη
Μετά το συνέδριο
- Τιμολόγηση χορηγιών
- Σύνταξη και αποστολή ευχαριστήριων επιστολών σε επιτροπές, ομιλητές, προέδρους συμποσίων συνεδρίου
- Απολογισμός συνεδρίου – Απόδοση στην Οργανωτική Επιτροπή
- Προετοιμασία και αποστολή απολογισμού συνεδρίου στον ΕΟΦ
- Προετοιμασία και αποστολή απαραίτητων δικαιολογητικών στον ΠΙΣ
ΣΗΜΑΝΤΙΚΕΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΕΣ
ΠΡΟΣΕΧΗ ΣΥΝΕΔΡΙΑ
HellasSITES